5 tips voor een goed te beheren en gebruiksvriendelijke website

Door de informatie en informatiestructuur op de gemeentesites te optimaliseren, verbeterden Erik en Pauline niet alleen het beheer, maar zorgden ze er ook voor dat gebruikers nu sneller vinden wat ze zoeken. Voorkomen dat je website uitdijt en dichtslibt met niet-actuele of irrelevante pagina’s is hierbij belangrijk. Maar hoe houd je jouw website fit en gezond als al je collega’s hun eigen stukje informatie als onmisbaar beschouwen en echt geplaatst willen hebben? Zorg er allereerst voor dat je het mandaat hebt vanuit je organisatie om de website te veranderen en te beheren. Is dat geregeld? Dan kan je aan de slag met deze 5 tips om jouw grote website ook overzichtelijk en beter te beheren te maken.

Duik in je organisatie en inventariseer per afdeling, per team of per onderwerp welke pagina’s bestaan. Geef duidelijk aan dat op de nieuwe website niet álles meer geplaatst kan worden en dat alle content aan bepaalde richtlijnen en uitgangspunten moet voldoen. Maak hier duidelijke afspraken over en leg deze vast. Beleg vervolgens het eigenaarschap van pagina’s bij collega’s, zodat zij eigenaar worden van de informatie. Deze informatie-eigenaars worden inhoudelijk verantwoordelijk voor onder andere de feitelijke juistheid en de actualiteit van de pagina’s over een bepaald onderwerp of domein.

Geef grote websites 2 eigenaren per pagina: een informatie-eigenaar en een vorm-eigenaar. De vorm-eigenaar, vanuit communicatie of webredactie, zet de informatie om in begrijpelijke taal, plaatst de teksten in het CMS en let daarbij op gebruiksvriendelijkheid en vindbaarheid.

Laat de informatie-eigenaar eventuele feedback van collega’s op de herschreven teksten verzamelen en stel strakke deadlines voor livegang van pagina’s. Uiteraard zal er afstemming over pagina’s nodig blijven na plaatsing. Zorg dat de afstemming intern plaatsvindt tussen informatie-eigenaren en vorm-eigenaren. Zo houd je de lijnen kort en weten informatie-eigenaars precies waar ze moeten zijn als er iets aangepast moet worden. Het herschrijven van informatie naar begrijpelijke, beknopte teksten is tijdrovend en een specialisme. Kan je dit intern niet oplossen? Haak dan contentspecialisten van buitenaf aan.

Houd de club die in het CMS werkt zo klein mogelijk. Voor collega’s die ooit “het stukje website” op hun bordje kregen naast hun reguliere werkzaamheden, zal dit als muziek in de oren klinken. Andere collega’s zullen juist wat meer tijd nodig hebben om te wennen aan het feit dat ze niet meer zelf in het CMS mogen werken.

Uiteraard win je ook meer controle over je website als je pagina’s schrapt. Zo doe je dat:

• Ga met teams in gesprek over wat er bijvoorbeeld vanuit regelgeving noodzakelijk is om mee te nemen, welke informatie je misschien naar een andere plek kan doorschuiven of samenvoegen.

• Minder pagina’s betekent vaak meer informatie per pagina. Werk met contentsjablonen en vaste formats, zodat elke pagina een invuloefening is en binnen de perken blijft.

• Kijk naar je statistieken: welke pagina’s worden op dit moment het minst bekeken? Houd er wel rekening mee dat sommige informatie een kleine doelgroep heeft.

• In sommige CMS’en, zoals Drupal van iO, kun je periodieke controles instellen. De vorm- en informatie-eigenaar krijgen dan regelmatig een seintje om de pagina te beoordelen op actualiteit.

Maak een klankbordgroep met collega’s uit verschillende afdelingen om samen na te denken over de website. Dit geeft iedereen een stukje verantwoordelijkheid wat helpt om aandacht te blijven houden voor de website. Bovendien zorgt het voor waardevolle input, bijvoorbeeld vanuit afdelingen met veel klantcontact. Zijn er collega’s teleurgesteld omdat hun pagina weg is? Blijf in gesprek en zoek samen een oplossing. Misschien kan de informatie op een andere pagina worden geplaatst.

Laat je website ook regelmatig toetsen door middel van gebruikersonderzoeken. Daar zijn allerlei tools en hulpmiddelen voor zoals Hotjar, Lookback of Lyssna. Overheidsorganisaties maken bijvoorbeeld gebruik van Gebruikers Centraal. Ook kan een feedbacktool op je pagina helpen om je website gebruiksvriendelijk te houden.

Met deze 5 tips maak je je website overzichtelijker en makkelijker te beheren. Denk eraan dat een website nooit af is. Blijf evalueren, optimaliseren en samenwerken met je collega’s én blijf luisteren naar je bezoekers. Zo maak je je website niet alleen gebruiksvriendelijker, maar ook beter te onderhouden. Succes!